Au-delà de l'état civil - Coordinateurs

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Mode d'emploi pour les coordinateurs dans le cadre du projet "Au-delà de l'état civil".

Cet article est une ébauche à compléter.

La coordination peut se faire à l'échelle d'un département, d’un centre d'archives, ou même d’une série archivistique.

Voici les différentes étapes :

Mettre en place une équipe de coordinateurs

L'idée est de constituer au minimum un projet par région/département autour d'un dépôt d'archives. Ensuite, suivant le nombre d'inscrits, il ne faut pas hésiter à commencer des sous-projets.

Pour participer à la coordination du projet, il n'est pas indispensable d'être sur place. En effet, toute une partie de la coordination passe par courrier électronique et l'usage de GeneaWiki.

Ecrire aux nouveaux inscrits

Il faut d'abord savoir s'ils sont disponibles pour réaliser de la numérisation (du matériel peut être prêté). Si oui, inventorier de quels matériels ils disposent : appareil photo, trépied, portable éventuel, liaison internet haut-débit.

Voici une lettre type :

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Sujet: Projet Au delà de l'Etat-Civil

Bonjour,

Je suis coordinateur pour le projet "Au delà de l'Etat-Civil" sur XXX et
je reprends contact avec vous suite à votre inscription.

Nous souhaitons savoir si vous êtes susceptible de faire de la numérisation
en Archives : cela consiste à photographier les registres/documents avec un appareil
photo numérique afin de transférer le résultat sur Internet. La numérisation est
nécessaire avant de pouvoir commencer des dépouillements.

Si vous habitez dans la région parisienne, il est possible de numériser de nombreux
documents intéressant la province aux Archives Nationales 
(terriers, petite justice, registres protestants, ...).

Si vous êtes d'accord, merci de nous donner quelques précisions:
- Quelles seraient vos disponibilités ?
- Avez-vous du matériel ? Quels modèles (portable, appareil
 photos (megapixel), trépied adapté)? Du matériel peut vous être prêté.
- Etes vous déjà venu aux Archives ?

Si vous n'êtes pas disponible pour entreprendre de la numérisation, merci de nous
indiquer les communes que vous seriez prêt à dépouiller pour que l'on vous recontacte
dès qu'elles seront numérisées.

Vous pouvez obtenir plus d'informations sur le site du projet, et notamment sur la
page de la région :
https://fr.geneawiki.com/index.php/Au-del%C3%A0_de_l%27%C3%A9tat_civil

Cordialement,

Arthur Martin

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Si les personnes sont peu ou pas disponibles pour la numérisation, il suffit de les orienter sur le dépouillement.

Par ailleurs, il vaut mieux écrire à chaque personne individuellement plutôt que d'envoyer le courrier à de nombreuses personnes à la fois. Les gens sont plus susceptibles de répondre.

Mettre en place les pages du projet

Il suffit de s'inspirer des pages de projets existants pour créer les pages du projet sur Geneawiki. Quand une page est trop longue il vaut mieux faire plusieurs pages.

A minima:

• un inventaire des différentes séries intéressantes à numériser et quand une cote est numérisée un lien direct vers le registre en ligne. Il ne faut pas hésiter à photographier les inventaires pour gagner du temps. Il y a souvent des inventaires en ligne sur les sites d'Archives Départementales. Les "valeurs sûres" sont: la série B (tutelles & inventaires et insinuations des donations entre vifs), le contrôle des actes antérieurs à 1792 (2C) avec notamment en priorité les tables de contrats de mariages, de partage, l'enregistrement postérieur à 1792 (série Q) avec en priorité les tables de contrats de mariage et de partage, les notaires avec en priorité les répertoires d'actes.
• une page listant les contributeurs du projet avec leurs contributions, et indiquer les communes que les volontaires seraient prêts à dépouiller. Ainsi ce seront des communes qui pourront être numérisées en priorité.
• quand une liasse est en cours de dépouillement ou dépouillée, le signaler sur le wiki avec l'auteur.

La numérisation

Il faut faire en priorité ce qui intéresse la personne qui va réaliser la numérisation, sinon ce qui est susceptible d'être dépouillé par d'autres.

L'idée est ensuite de mettre le registre en accès via Registres en ligne pour dépouillement, et de donner une copie aux AD.

Il est très utile de constituer un "annuaire" des personnes susceptibles de faire de la numérisation avec leur téléphone, email, disponibilité, communes d'intérêt.

Faire vivre le projet

Pour faire vivre le projet, il est utile de créer une mailing liste privée (sur Google) - il existe déjà une liste par département français ou grande région. Et d'envoyer périodiquement une lettre d'information sur l'avancement du projet avec des statistiques.