Informatique - saisie des sources

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Ce texte a pour but de faire profiter aux généalogistes débutants de l'expérience de généalogistes expérimentés. Les généalogistes expérimentés ne trouveront sans doute pas d'intérêt à changer leurs habitudes. Il vise aussi a rendre les échanges de fichiers entre généalogistes plus faciles, grâce à l'utilisation de règles communes.

Définition d'une source

Un document original est une source d'information. Sa photocopie aussi. La copie d'une copie est aussi une source, de troisième rang par rapport à l'original, qui n'est lui même qu'une source d'information intermédiaire (rang 2) par rapport à l'événement lui-même (rang 1).

Le fait ou l'individu que le document relate est forcément la seule vraie source (celle de rang 1).

Exemple : un mail donne la date de naissance d'un trisaieul : évènement (rang 1), registre dans lequel l'événement est relaté (rang 2), celui qui a rédigé le mail (rang 3), mail reçu (rang 4).

Si une source du premier rang disparait (suite à un décès), la source de second rang permet de conserver une trace pour faire des recherches et ainsi de suite... Un CDROM ou une photocopie d'archives méritent aussi le terme de source. Un jour peut-être aura-t-on besoin de reconstituer des archives (ce fut le cas pour reconstituer en partie les Archives de la ville de Paris à la fin du 19^e siècle).

C'est la multiplication des sources qui permettent de cerner, visualiser, expliquer un fait ou un individu. Comme le font les journalistes.

Une source peut être n'importe quoi ou n'importe qui ... l'essentiel est justement de la citer !

Les informations utiles pour identifier une source

Ces rubriques sont génériques.

Elles visent à adopter un langage commun pour être de certain de savoir de quoi on parle.

Elles sont utilisables dans l'ensemble des logiciel de généalogie.

Pour savoir où et quoi saisir dans votre logiciel, reportez-vous au chapitre le concernant.

• Numéro

Numéro d'identification chronologique unique de la source.
C'est la possibilité de donner un numéro à toute source en dehors de tout classement.
Ce numéro doit être mentionné sur chaque document.
Ainsi les documents sont identifiés même hors du lieu de stockage et peuvent être cités sans utiliser de périphrase.
Cela permet de reclasser le document rapidement.

• Nom

Nom du personnage principal concerné par la source (par exemple dans un acte de naissance).
S'il n'y a pas de personnage principal, ne rien saisir.
Si c'est un mariage, deux noms peuvent être saisis.
Selon les besoins il peut être intéressant de noter aussi le prénom (ou les prénoms) ou l'initiale du prénom.

• Date

Date de l'acte (si acte d'état-civil, notarié etc ) ou date d'édition de la publication (si c'est un livre/publication, date qui peut alors être très éloignée de la date de l'événement auquel est attachée la source) ou du registre ou du mail ou de la conversation ou ...

La date en entier est indispensable pour retrouver un acte antérieur à 1800 aux Archives.

Format : AAAA MM JJ (année mois jour) = standard ISO (International Standard Organization) qui permet les classements et tris par année.

• Dépositaire

Etablissement ou personne dépositaire de l'information.

Exemple : Archives Départementales xxx, Mairie xxx, Association/Cercle xxx et N° du relevé de Cercle, Nom de la personne avec coordonnées, Site Internet xxx, Musée xxx, Bibliothèque xxx, Mémoire familiale, Archives familiale xxx, etc (il est d'usage de remplacer Archives Départementales par AD). En cas d'ambiguité les coordonnées du dépositaire sont indispensables.

• Type

Exemple : Acte de naissance, Acte de mariage civil, Acte de décès civil, Acte de baptême, Acte de mariage religieux, Acte de sépulture religieux, Acte Notarié, Contrat de mariage, Table des Mariages, Testament, Jugement, Inventaire après décès, Lettre, Passeport, Note de M. Durand, Fonds Privés, Mariages paroisse XXX 1672-1800 (pour un dossier de cercle), etc

• Cote

Numéro chez le dépositaire qui sert à identifier une pièce dans une collection.

Exemple : numéro de référence utilisé dans les Centres d'Archives. Numéro de la Cote, numéro du microfilm ou numéro sur le registre de l'état-civil (Ex: 5E-234/3 ou 5 Mi 637 5 ou D 1891 n° 192)

• Media

Renseigne sur le support des données stockées. Peut être une option.

Exemple : Non trouvé, Demandé, Introuvable, Audio, Carte, CD-Rom, Copie, Extrait, Internet, Journal, Livre, Magazine, Manuscrit, Microfilm, Numérisation, Original, Photocopie, Photographie, Pierre Tombale, Transcription, Souvenir, Vidéo

(en anglais : audio, book, card, electronic, fiche, film, magazine, manuscript, map, newspaper, photo, tombstone, video).

• Archivage

Renseigne sur l'archivage personnel du généalogiste. Option.

Exemple : Boite xxx, Boite-photos n°zzz, Nom de fichier sur disque ou sur CD.

• Texte

Transcription de l'acte aussi fidèle que possible (en particulier pour l'orthographe des noms et des lieux).

Option : retranscrire l'acte en français actuel avec remise en page permettant une compréhension claire et précise de l'acte. Par contre, l'acte scannérisé donnera une image fidèle de l'original.

• Commentaire

Ajout d'un commentaire concernant la source

• Fichier numérique

Représente la source sous forme d'une image, d'un enregistrement sonore ou d'une vidéo.

• Citation

Extrait ou détail de la source.

Exemple : quelques lignes de textes extraites de la source permettant l'affirmation d'un événement ou d'une filiation

• Qualité

Permet de savoir si une source est une preuve indiscutable, une information, une présomption ...

Comment saisir

dans Heredis 2000/ 2001 / H7 / H8

Champ Heredis  - - - > Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Nom/N° de source - - > Date et Nom [REFN]
Origine  - - - - - - > Dépositaire [REPO]
Document - - - - - - > Type [MEDI cf problème n°1]
Cote  - - - - -  - - > Cote [CALN]
Nature du Document - > Media [TITL cf problème n°2]
Archivage - - -  - - > Numéro et/ou Archivage [ABBR]
Texte du document  - > Texte [TEXT cf problème n°3]

Il est possible de saisir une source pour chaque évènement : individu ou union

Astuce : utilisez les raccourcis de saisie.

• Problème n° 1

Inversion des champs "Document" et "Nature du document". Il y a une inversion des tags TITL et MEDI entre ces deux champs ce qui interdit un échange correct de ces informations avec d'autres logiciels via GEDCOM. Le champ "Document" devrait donner en GEDCOM le Tag TITL (alors que Heredis exporte le tag MEDI). Le champ "Nature du document " devrait donner en Gedcom le tag MEDI (alors que Heredis exporte le tag TITL). Et il n'est même pas possible d'inverser la saisie car "Nature du Document" ne laisse pas de liberté de saisie.

Exemple: si on suit les instruction de la documentation de Heredis le champ "Document" doit contenir par exemple "Acte de naissance". Parfait. Mais si on exporte en GEDCOM cette information sera interprétée comme étant un "média" par un autre logiciel. Ce qui ne veut plus rien dire.

• Problème n° 2

Le champ "Nature du Document" utilise le TAG TITL suivi d'un numéro du rang de l'option dans la liste déroulante (0, 1, 2, ....) (voir le tableau ci-dessous). Le tag correct devrait être MEDI suivi d'un mot explicite prévu par GEDCOM. Nous conseillons de rester dans l'erreur (donc saisir ce qui est demandé) car permet malgré tout une lecture pour soi-même correcte, d'échanger correctement entre fichier Heredis, d'espérer un jour un correctif. Si vous êtes puriste, ne rien saisir dans ces champs.

Correspondance entre l'information saisie dans le champ "Nature du document" et le résultat donné dans le GEDCOM à la ligne TITL corespondante:

(vide) [-1],

Non Trouvé [Pas de TAG],

Copie [2],

Original [1],

Photocopie [3],

Transcription [4],

Numérisation [5],

Microfilm [6],

Demandé [7],

Extrait [8],

Photographie [9],

Introuvable [10].

Solution palliative au problème : utiliser un traitement de texte (WORD par exemple) pour modifier les tags de fichier GEDCOM qui posent problème. Mais ca reste compliqué et peu abordable par tout le monde.

• Problème n° 3

Dans la zone texte, les mises en forme (couleurs, tabulations, changements de police, de style, de taille, etc ) sont perdus à l'export GEDCOM.

dans Généatique 2000 et MX

Champ Généatique - - > Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Type du document - - > Type [TITL]
Descriptif - - - - - > Numéro, Dépositaire, Cote, Media, Archivage, Texte [TEXT]

• Une source étant liée obligatoirement à un événement, les informations Date et Nom sont décrites dans l'événement lui-même et n'ont donc pas besoin d'être saisies dans les sources.
• Aide à la saisie : permet de se voir proposer durant une seconde saisie de choisir parmi ce qui a été déjà saisi auparavant. Avec G 2000 ne fonctionne qu'avec le champ Type, avec G MX s'applique aux deux champs Type et "Descriptif".
• L'aide à la saisie peut contenir des données multiples, mais listées avec séparateur différent de la virgule. Séparateur préconisé : le tiret, entre deux espaces. Le séparateur virgule rend inopérant l'aide à la saisie, en considérant chacune des données séparées par des virgules comme des données indépendantes, ce qui n'arrive pas avec le tiret. Exemple : 45219 Moulon - Mariages 1721-1792 - CHALOCHE Jean-Claude
• Ces champs sont modifiables en masse par la fonction recherche et remplacement.

dans Généatique 98

Champ Généat. 98 - - > Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Date - - - - - - - - > Date , 10 caractères sans contrôle format alphanumérique
Type du document - - > Type [TITL] 6 caractères
Note - - - - - - - - > Dépositaire, Cote, Media [TEXT] [54 caractères]
Note - - - - - - - - > Numéro, Nom, Archivage, Texte [TEXT] [54 caractères]

Transfert de G98 vers G2000 :

Type (98) = Type (2000), 
Date(98) + Note(98) + Note(98) = Descriptif (2000)

dans PAF 4.04

Champ PAF - - - - - - - - > Mettre l'information [Tag Export GEDCOM]
Titre de la source  - - - > Date, Nom, Type [TITL]
Auteur  - - - - - - - - - > Suivre indications du logiciel [AUTH]
Renseign. publication - - > Cote, Media [PUBL] [CALN]
Lieu de dépôt - - - - - - > Dépositaire [REPO]
Texte original  - - - - - > Texte [TEXT]
Commentaires  - - - - - - > Archive [NOTE]

Il est possible de saisir une source pour :

1. l'individu ("s" à côté d'ancienneté/ordre),
2. la famille au mariage (bouton "source" dans mariage),
3. les événements ("s" à côté de l'événement).

• Création d'une source

Si c'est une source unique non citée ailleurs, saisir l'extrait du texte à ce niveau. (Attention, si vous décidez ensuite de faire des citations, le texte entré dans la description générale sera répété dans toutes les citations).

S'il doit y avoir de multiples citations, enregistrer le dossier. Puis réouvrir la source dans la liste, pour pouvoir inscrire votre référence particulière en tant que citation.

• Export citation : en fin de fiche, la citation apparaît en subdivision du type SOUR @xx@ puis rubriques de la citation : page [PAGE], commentaire [NOTE], le lien de l'image ou du média ne semble pas être exporté [DATA], le texte original [TEXT] date création [DATE]

2 SOUR @....@ / 3 PAGE page / 3 NOTE commentaire

La citation peut préciser la page (ou le nom) de la partie de la source contenant l'information. Il est aussi possible d'enregistrer des informations complémentaires à la discrétion de l'utilisateur.

• Dépositaire : un fichier spécifique des lieux de dépôts est créé en établissant la source générique. Champs : nom, adresse, tél ...

L'enregistrement source se référe lui-même à un autre enregistrement REPO, dans lequel sont donnés les détails concernant le dépôt.

L'export est de la forme : 0 @X-REF:REPO@ REPO / 1 NAME / 1 ADDR / 1 PHON

• Les sources peuvent s'examiner dans le menu Edition avec la possibilité d'avoir la Liste des sources (suppression, ajout, modification) et la Liste des lieux de dépôts (idem), et, dans le menu Outils avec la possibilité de Fusionner les sources et citations en double.
• Bogue en export Gedcom. Dans le Contrat de mariage (export de CMAR au lieu du tag MARC) et Testament (export de TEST au lieu de WILL) et donc les sources ne seront pas reconnues par un autre logiciel ou même par PAF.

Solution palliative : exporter le fichier Gecom, l'ouvrir dans un éditeur de texte, faire un chercher/remplacer (en sélectionnant mot entier et respecter la casse) de CMAR par MARC et de TEST par WILL, et sauvegardez.

GEDCOM

Les TAGs utilisés pour les Sources

Pour transmettre ses données généalogiques et en particulier les sources d'une information le choix de la norme GEDCOM est une convention. Cette convention est connue de la presque totalité des logiciels (malgré toutes les imperfections existantes). Il n'y a aucune raison de ne pas s'en servir. C'est un outil d'échange transparent et il appartient au logiciel de prendre en charge sa mise en forme.

Le bon positionnement des niveaux fait qu'un fichier GEDCOM est lisible ou non.

La "source" dans GEDCOM contient le contenu et la désignation. Il est donc possible de pointer la même source à partir de plusieurs données. La citation précise l'usage qui est fait de la source. Archives : dans la source le tag [1 REPO] est le pointage vers un seul enregistrement. Les archives départementales peuvent être citées tant que de besoin mais le détail adresse, tél, etc. ne consomme qu'un seul enregistrement.

Exemple : un acte de mariage contient par exemple 4 individus, parfaitement identifiés et membres de la famille étudiée. On souhaite préciser leur présence à ce mariage. La source sera l'acte de mariage. Cet acte ne sera saisi qu'une seule fois dans le logiciel en tant que source avec les références de son lieu d'archivage, ses références sa transcription etc ... Et le logiciel viendra, à partir des quatre individus saisis dans le logiciel, pointer vers cette source de façon à "authentifier" que tel individu a bien été présent à ce mariage à telle date et avec tel rôle. Exemples

- Création d'un enregistrement source avec la désignation ... REPO = "collection personnelle de M^me Dupont" CALN = sera la cote ou le rangement de cet ouvrage (intéressant si accessible par d'autres personnes) MEDI = précise le support. Utile si je veux le reproduire.

- Naissance de M. Durand = je préciserai à quel endroit dans PAGE et dans QUAY je dirai "preuve incontestable", si j'ai fait un microfilm je l'indiquerai par OBJE et peut être une note NOTE; je peux aussi simplement reproduire le passage dans TEXT

- L'extrait d'un acte est-il une source ou un élément de la source constitué par le registre d'où il sort. Les deux approches sont parfaitement licites. Il suffit de rester cohérent dans le traitement pour la saisie en respectant le schéma

- Une source peut aussi être un journal, un ouvrage imprimé. Donc il semble aussi utile de pouvoir enregistrer séparément : un espace de notes en complément du dépositaire (archives, etc.), un nom d'auteur (prévu sous AUTH dans la norme), une date et un lieu de publication (prévus sous PUBL dans la norme), un nom d'éditeur (je ne vois rien dans la norme, et ça ne me plait pas de mettre cela avec le nom du ou des auteurs), une (ou plusieurs) note(s) [différent du *texte* de la source] (prévues dans la norme sous NOTE), une (ou plusieurs) illustration(s) (prévues dans la norme sous OBJE), une date de dernière modification, accompagnée d'un espace de notes (prévus dans la norme sous CHAN, DATE, NOTE).

- Problème des sources à supports multiples. Des Archives Départementales ont entrepris le microfilmage de toutes les minutes notariales antérieures à 1800. Il y a donc deux systèmes de cotes : l'original (p. ex. 3R 15777) (incommunicable après microfilmage) et sa cote de substitution (genre 4 Mi 456). Il paraît impensable de faire figurer les deux cotes dans un seul champ. Sans doute faut-il créer deux sources.

Liste des TAGs

REFN {reference}

description ou numéro d'identification d'un fichier ou de tout autre objet pouvant être référencé (ex pour une source : n° de référence donné par l'utilisateur)

Numéro décrit par USER_REFERENCE_NUMBER comme étant un nombre défini par l'utilisateur ou un texte utilisé par lui comme identifiant, pouvant être par exemple un numéro se référant au système de classement manuel ou automatisé utilisé, ou un numéro de page et un index dans un arbre généalogique.

REPO {repository}

établissement ou personne dépositaire de l'information (ex pour une source : lieu où est située la source). Les lieux de regroupement d'archives sont définis par l'ensemble du REPOSITORY_RECORD qui définit un lieu de conservation et SOURCE_REPOSITORY_CITATION qui fait appel au précédent et précise l'identification de la source dans ce lieu.

CALN {call_number}

numéro dans un répertoire qui sert à identifier une pièce dans une collection (ex :cote). Selon la norme ce tag appartient à REPO.

MEDI {media}

information sur le support des données stockées. Selon la norme ce tag appartient à REPO.

De quel support des données archivées on parle : s'agit-il du support d'origine (chez le dépositaire) ou du support de destination (cédérom dans la collection personnelle du généalogiste) ? Certains y mettent le support de la source originale et d'autres décrivent ce dont ils disposent dans leurs propres dossiers. Tout est possible il suffit d'annoncer la méthode, sans toutefois s'étonner que la transmission n'est pas bonne avec un correspondant qui a fait un choix différent. [Ce type d'information relève de la gestion personnelle et n'a pas sa place dans un GEDCOM. Je n'ai pas besoin de savoir si mon correspondant dispose d'une photo ou autre et où elle est rangée, je préfère lire le texte de la source qui justifie l'événement. Par conséquent chacun peut faire selon sa sensibilité. Nous atteignons la frontière d'un logiciel de généalogie qu'il ne faut pas confondre avec un gestionnaire de documents.]

TITL {title}

description d'un ouvrage, comme le titre d'un livre

ABBR {abbreviation}

titre abrégé, description abrégée ou nom abrégé. (ex lieu, au sens large, où est archivé votre exemplaire de la source)

TEXT {text}

texte exact provenant d'un document original

QUAY

qualité des sources (dans une citation). Peu utilisée il est pourtant intéressant de savoir si la source est une preuve indiscutable, une information, une présomption ... si j'ai le souci de la véracité et pas seulement du volume de ma base. Existe dans les logiciels : Paf et TMG.

SOURCE_CITATION: = [ n SOUR @<XREF:SOUR>@ /* pointer to source record */ {1:1}
+1 PAGE <WHERE_WITHIN_SOURCE> {0:1}
+1 EVEN <EVENT_TYPE_CITED_FROM> {0:1}
+2 ROLE <ROLE_IN_EVENT> {0:1}
+1 DATA {0:1}
+2 DATE <ENTRY_RECORDING_DATE> {0:1}
+2 TEXT <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+3 [ CONC | CONT ] <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+1 QUAY <CERTAINTY_ASSESSMENT> {0:1}
+1 <<MULTIMEDIA_LINK>> {0:M}
+1 <<NOTE_STRUCTURE>> {0:M}
| /* Systems not using source records */
n SOUR <SOURCE_DESCRIPTION> {1:1}
+1 [ CONC | CONT ] <SOURCE_DESCRIPTION> {0:M}
+1 TEXT <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+2 [CONC | CONT ] <TEXT_FROM_SOURCE> {0:M}
+1 <<NOTE_STRUCTURE>> {0:M}

La citation donne la référence de la source, avec indication de la page s'il est fait appel à une source globale: registre ou ouvrage. C'est un repérage de l'information de détail pour l'événement en cours de traitement (par rapport à la source globale).

[Ne pas confondre avec un repérage spatial de la source physique qu'est une cote selon le vocabulaire des archives. Cette donnée est associée au lieu d'archivage indiqué dans la source.]

A quoi servent les sources ?

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