Au-delà de l'état civil - Numérisation

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Voici un petit mode d'emploi détaillé sur le projet Au delà de l'Etat-Civil.

Il existe aussi une page à l'usage des coordinateurs.

Cette page est une ébauche à compléter.

Identifier et choisir une série à numériser

L'idéal est de choisir une série qui vous intéresse et qui complète l'état-civil, ou à défaut une série ancienne qui intéresse des personnes prêtes à en réaliser le dépouillement.

Que faire en priorité ?

Voir tout d'abord de quelles juridictions dépend le lieu qui vous intéresse : justice seigneuriale, châtellenie, prévôté, bailliage, présidial, sénéchaussée, diocèse et évêché. Ensuite, consulter les inventaires de la série B pour y trouver des insinuations de donations entre vifs/contrats de mariage/testaments (Cour royale/bailliage/prévôté/sénéchaussée), des tutelles et curatelles, des émancipations, des décrets de mariage, des mainlevées, des scellés, des inventaires après décès et partages. Il faut numériser en priorité les "minutes" sur les "registres", et éviter les "plumitifs".

Une autre source est constituée par les notaires, avec en préalable et dans l'ordre le contrôle des actes et les tables de contrats de mariage et partages (série 2C), l'enregistrement (série 3Q) et les répertoires des notaires, avant de se consacrer aux minutes.

Les dossiers de dispenses de consanguinité au niveau du diocèse (série G), et les papiers d'érudits (séries F ou J en général), sont également des sources intéressantes.

Voici une liste des fonds principaux à numériser.

Numérisation des archives

Un appareil photo numérique est nécessaire. Si l'appareil est récent (> 6 Mpixel), on peut prendre des photos à "la volée". Attention à mettre la compression maximale pour les JPEG : cela peut diviser par 4 la taille des photos sans perte notable de qualité.

Un trépied permet d'obtenir des photos de meilleure qualité (ne pas oublier de retirer le stabilisateur optique s'il y en a un).

Il existe des trépieds à rotule inversable, ou bien des déports comme celui de Geneacapture.

La "Rolls" pour la numérisation est la solution complète Geneacapture, avec une pédale et transfert sur le portable.

La mise en ligne

Les registres sont hébergés sur le service Registres en ligne de GeneaNet.

Chaque registre peut être déposé :

• ou en accès libre ;
• ou en accès restreint aux dépouilleurs, et à ceux qui contribuent à mettre en ligne des registres ou qui font partie d'organisations qui mettent des registres en ligne.

Une interface permet d'enregistrer les identifiants GeneaNet auxquels le déposant souhaite accorder un accès. L'intérêt de l'accès restreint est d'inciter plus de monde à participer au dépouillement des registres. En effet, nombreux sont ceux qui ont tendance à parcourir entièrement les registres juste pour eux.

Pour l'envoi des registres, il faut soit passer par le coordinateur de la région (qui va utiliser par exemple Au delà de l'Etat-Civil - Mode d'emploi - Filezilla), soit demander d'activer la possibilité d'envoyer des registres via son identifiant GeneaNet.

Pour renommer des photos, il existe des logiciels gratuits comme Renomme ou The Rename.

Indexation/Dépouillement

Il faut d'abord choisir un registre qui est déjà numérisé. Si ce registre est en accès restreint, il faut demander au propriétaire du registre de se faire enregistrer dans la liste des dépouilleurs. Ensuite, attention à être correctement identifié sur GeneaNet.

Se positionner sur la page du registre à indexer et utiliser le système des marqueurs (en cliquant sur le petit crayon en haut à droite de l'image).

Sachant que l'acte est disponible, il n'est pas indispensable d'avoir tous les détails : l'essentiel est de pouvoir retrouver l'acte. Le principe est de saisir la date de l'acte, le nom des personnes avec leur conjoint et leur métier. Cela permet de retrouver une famille avec un nom fréquent en croisant des critères (prénom/conjoint/métier). Lorsque le patronyme est difficilement lisible, penser à mettre un "?". Il n'est pas indispensable de saisir toutes les personnes de l'acte. Par exemple, dans une tutelle ou un inventaire après décès, le nom du notaire, le greffier ou la liste des enfants mineurs n'apporte pas grand chose. En revanche, il faut mettre les parents dans le cas d'une tutelle. Éventuellement des enfants majeurs avec des conjoints peuvent être utiles pour la recherche généalogique.

Quand il y a un "Pierre Dupond sieur de Truc", le mieux est de saisir "Dupond de Truc" comme patronyme.

Il faut savoir qu'il est possible de télécharger ensuite tous les marqueurs via son tableau de bord.

Pour aller directement sur une page du registre, il suffit de saisir son numéro dans le champ en haut à droite de la page, puis d'appuyer sur "Entrée".

Il est important de noter sur GeneaWiki les registres en cours de dépouillement, (avec votre nom et la date de début), et ceux dont le dépouillement est terminé, ainsi que le nom de la personne qui a réalisé le dépouillement (par exemple en renseignant à côté de la cote du registre "dép. en cours par ...", "index réalisé par ..." - il suffit d'indiquer l'identifiant GeneaNet avec un lien vers sa page contact).

Nathalie Rivière a rédigé, dans le cadre du projet Paris, un guide en PDF sur le dépouillement.

N’hésitez pas à faire un petit test paléographique sur cette page pour déterminer la période où vous êtes le plus à l'aise.

Concernant les problèmes de reconnaissance des caractères anciens, n'hésitez pas à consulter Cette page qui indique les erreurs fréquemment commises.

Aspects légaux

Voici un extrait de l'article de Pierre-Valéry Archassal intitulé "Droits dans l'arbre" et publié dans la Revue Française de Généalogie n°172 oct-nov 2007 qui fait une excellente synthèse du droit concernant la généalogie sur Internet. La section s'intitule "Reproduire les Archives Publiques":

"Le droit de la propriété se pose aussi pour les archives publiques. L'arrivée massive des appareils de photos numériques dans les dépôts d'archives a multiplié les reproductions de documents publics. Certaines directions d'archives départementales ou municipales ont cru bon d'établir un règlement de salle de lecture qui autorise les photos mais interdit leur diffusion publique.

Or l'ordonnance n°2006-650 du 6 juin 2005 modifiant la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 (Art. 10 à 19) et le décret d'application n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 (Articles 36 à 41), indiquent que toute personne dispose du droit de réutilisation des données publiques et que la réutilisation ne peut pas faire l'objet d'un droit d'exclusivité. La première ordonnance indique que les informations figurant dans des documents élaborés ou détenus par les administrations, "quel que soit le support, peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été élaborés ou sont détenus." La mise en ligne sur Internet fait donc bien partie des modes de réutilisation autorisés.

En revanche, dans le cas de l'heureuse prolifération des archives en ligne par le biais des conseils généraux, il semble naturel que ceux-ci interdisent la reproduction d'une page internet. Dans ce cas, la propriété intellectuelle s'applique sur la mise en forme des données et non sur leur contenu. Le site en lui-même, la manière dont sont proposées les données à la consultation, constituent un travail sur lequel s'applique l'interdiction de reproduction. Il est donc difficile de défendre le généalogiste qui reprendrait sur son site la copie d'écran d'un autre site incluant la mise en forme des archives numérisées. En revanche, extraire un document hors de son contexte en retaillant l'image pour ne garder qu'une image d'archive n'est pas directement répréhensible."

Les références juridiques précisées dans cet article paru dans la Revue française de généalogie sont complétées par des dispositions postérieures à sa parution, permettant une interprétation exacte et contemporaine du cadre juridique entourant la réutilisation des données publiques. Aujourd'hui, il faudrait rédiger cet article comme suit :

L'ordonnance n°2006-650 du 6 juin 2005 modifiant la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 (Art. 10 à 19) et le décret d'application n°2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques, pris pour l'application de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 (Articles 36 à 41), indiquent que toute personne dispose du droit de réutilisation des données publiques et que la réutilisation ne peut pas faire l'objet d'un droit d'exclusivité. La première ordonnance indique que les informations figurant dans des documents élaborés ou détenus par les administrations, "quel que soit le support, peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été élaborés ou sont détenus." Mais l'article 11 du chapitre II de cette même loi précise que "par dérogation au présent chapitre, les conditions dans lesquelles les informations peuvent être réutilisées sont fixées par les administrations" lorsque ces informations sont détenues par des "établissements, organismes ou services culturels". Or, la CADA dans son conseil 20082643 du 31/07/2008, estime que les services d'archives constituent des services culturels. Avant toute réutilisation des images d'archives (à titre gracieux ou payant et quel que soit le mode de réutilisation, dont la mise en ligne sur internet), il convient de se rapprocher du service d'archives détenteur, qui pourra fixer les conditions de réutilisation. A noter que le chapitre II de la loi de 1978 (articles 15 et 17), prévoit la possibilité de délivrance de licences contre le versement d'une redevance.

Par ailleurs, dans le cas de l'heureuse prolifération des archives en ligne par le biais des conseils généraux, il semble naturel que ceux-ci interdisent la reproduction d'une page internet. Dans ce cas, la propriété intellectuelle s'applique sur la mise en forme des données. Le site en lui-même, la manière dont sont proposées les données à la consultation, constituent un travail sur lequel s'applique l'interdiction de reproduction. Il est donc difficile de défendre le généalogiste qui reprendrait sur son site la copie d'écran d'un autre site incluant la mise en forme des archives numérisées. Extraire un document hors de son contexte en retaillant l'image pour ne garder qu'une image d'archive est également directement répréhensible."

Il est à noter qu'un Appel pour une généalogie libre basé sur l'entraide et le partage a été lancé concernant ces problèmes de réutilisation des archives publiques.