Au-delà de l'état civil - Coordinateurs

Voici un petit mode d'emploi pour les coordinateurs du projet Au dela de l'Etat-Civil.

Il existe aussi une page de Au dela de l'Etat-Civil - Mode d'emploi pour des précisions sur la numérisation et le dépouillement.

Cette page est une ébauche à compléter.

La coordination peut se faire à l'échelle d'une région ou département (autour d'un dépôt d'archive), puis sur des sous-projets concernant une zone géographique autour d'une commune ou une entité administrative.

Voici les différentes étapes:

Mettre en place une équipe de coordinateurs

L'idée est de faire au minimum un projet par région/département autour d'un dépôt d'archives. Ensuite suivant le nombre d'inscrits il ne faut pas hésiter à faire des sous-projets.

Pour participer à la coordination du projet il n'est pas indispensable d'être sur place. En effet tout une partie de la coordination se passe par courrier electronique et l'usage de GeneaWiki.

Pour l'équipe de coordinateurs, un email spécial permettant de contacter tout le monde en même temps est utile. Cela permet d'être averti des nouveaux inscrits et de tenir au courant les autres coordinateurs des nouveautés. Il faut demander à GeneaNet la création de cette adresse.

Ecrire au nouveaux inscrits

Il faut d'abord savoir s'ils sont disponibles pour faire de la numérisation (du matériel peut-être préter). Si oui inventorier quels matériels ils disposent: appareil photo, trépied, portable éventuel, liaison internet haut-débit.

Voici une lettre type:

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Sujet: Projet Au dela de l'Etat-Civil

Bonjour,

Je suis coordinateur pour le projet "Au dela de l'Etat-Civil" sur XXX et
je reprend contact avec vous suite à votre inscription.

Nous souhaitons savoir si vous êtes susceptible de faire de la numérisation
en Archives. Cela consiste à photographier les registres/documents avec un
appareil photo numérique afin de transférer le résultat sur Internet. La
numérisation est nécessaire avant de pouvoir faire des dépouillements.

Si vous habitez dans la région parisienne, il est possible de numériser de 
nombreux documents intéressants la province aux Archives Nationales 
(terriers, petite justice, registres protestants).

Si vous êtes d'accord, merci de nous donner quelques précisions:
- Quels seraient vos disponibilités ?
- Avez-vous du matériel ? Quel modèle (portable, appareil photos (megapixel), 
trépied adapté)? Du matériel peut vous être prêté.
- êtes vous déja venu aux Archives

Si vous n'êtes pas disponible pour faire de la numérisation, merci de nous 
indiquer les communes que vous seriez prêt à dépouiller pour que l'on vous
recontacte dès qu'elles seront numérisés.

Cordialement,

Arthur Martin

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Si les personnes sont peu ou pas disponibles pour faire de la numérisation il suffit de les orienter sur le dépouillement.

Mettre en place les pages du projet

Il suffit de s'inspirer des pages de projets existants pour créer les pages du projet sur GeneaWiki. Quand une page est trop longue il vaut mieux faire plusieurs pages.

A minima:

• un inventaire par zone géographique des différentes séries intéressantes à numériser et quand une cote est numérisée un lien direct vers le registre en ligne. Il ne faut pas hésiter à photographier les inventaires pour gagner du temps. Les "valeurs surs" sont: la série B (tutelles & inventaires et insinuations des donations entre vifs), le contrôle des actes anté 1792 (2C) avec notamment en priorité les tables de contrats de mariages, de partage, l'enregistrement postérieur à 1792 (série Q) avec en priorité les tables de contrats de mariage et de partage, les notaires avec en priorité les repertoires d'actes.
• une page listant les contributeurs du projet avec leurs contributions, et d'indiquer les communes que les volontaires seraient pret à dépouiller. Ainsi ce seront des communes qui pourront être numérisées en priorité.
• quand une liasse est en cours de dépouillement ou dépouillé le signaler sur le wiki avec l'auteur.

La numérisation

Il faut faire en priorité ce qui intéresse la personne qui va faire la numérisation. Sinon ce qui est susceptible d'être dépouillé par d'autres.

Faire vivre le projet

Pour faire vivre le projet il est utile de créer une mailing liste privée (sur Google ou Yahoo). Et d'envoyer périodiquement une lettre d'information sur l'avancement du projet avec des statistiques.