Au-delà de l'état civil - Dépouillement

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Mode d'emploi pour le dépouillement dans le cadre du projet "Au-delà de l'état civil".

Une fois les archives numérisées et mises en ligne, il est important de s'organiser pour dépouiller les informations qu'elles contiennent. Dépouiller un registre ou une liasse, c'est permettre à un internaute de découvrir par hasard un document qui concerne un de ses ancêtres (et c'est réciproque).

N’hésitez pas à faire un petit test paléographique sur cette page pour déterminer la période où vous êtes le plus à l'aise, et à découvrir les erreurs de lecture les plus courantes.

Relevé sur tableur

Certains fonds d'archives, hébergés en dehors de Geneanet ou alors constitués d’un très grand nombre d’informations, sont dépouillés par relevé sur tableur (un modèle vous est fourni). Le relevé réalisé (que vous envoyez par courriel en donnant toutes les précisions et votre pseudo) est ensuite mis en ligne dans les "relevés Geneanet".

Par exemple les registres matricules napoléoniens.

Relevé sur base de données

Rarement, pour des fonds très spécifiques, un relevé sur base de données peut être réalisé. Par exemple en ajoutant tous les individus rencontrés dans les documents dans un logiciel de généalogie, laquelle base de données est ensuite publiée sur Geneanet sous la forme d'un arbre généalogique.

Indexation collaborative

Certains fonds numérisés, les plus importants et les plus faciles à lire, sont disponibles par l’outil d'indexation collaborative.

Indexation directe

Les autres fonds numérisés sont proposés à l’indexation directe sur les nombreux articles de "Au-delà de l’état civil" en fonction de leur zone géographique.

Pour indexer un document numérisé sur Geneanet, connectez-vous à votre compte et choisissez un registre qui n'a pas encore fait l'objet d'une indexation.

Vous arrivez sur la page ci-dessous. En haut à droite se trouve un petit drapeau. En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvre à droite de votre écran, avec les différents champs à remplir.

Remplissez soigneusement les champs. Si une information ne se trouve pas dans le document, ne remplissez pas le champ correspondant.

Si vous hésitez sur l'orthographe d'un nom, n'hésitez pas à mettre un point d'interrogation derrière.

Indexez en priorité les couples, avec la date du document, si elle y figure, et le lieu.

Validez ensuite votre saisie : ça y est, vous avez réalisé votre première indexation !

Répétez l'opération s'il y a plusieurs personnes ou couples mentionnés, puis passez à la page suivante.

Il est inutile d'indexer plusieurs fois un couple qui apparaîtrait sur plusieurs pages d'affilée. On peut par exemple avoir le scellé puis l'inventaire, la tutelle et la vente pour un même couple, sur 30 pages.

Il faut savoir qu'il est possible de télécharger ensuite tous les marqueurs via son tableau de bord pour faire une relecture et correction par exemple.

Quelques conseils pour le dépouillement

• Il faut d'abord choisir un registre qui est déjà numérisé. Ensuite, attention à être correctement identifié sur Geneanet.

• Se positionner sur la page du registre à indexer et utiliser le système des marqueurs (en cliquant sur le petit crayon en haut à droite de l'image).

• Sachant que l'acte sera visible, il n'est pas indispensable d'avoir tous les détails : l'essentiel est de pouvoir retrouver l'acte. Le principe est de saisir la date de l'acte, le nom des personnes avec leur conjoint et leur métier. Cela permet de retrouver une famille avec un nom fréquent en croisant des critères (prénom/conjoint/métier).

• Lorsque le patronyme est difficilement lisible, penser à mettre un "?".

• Il n'est pas indispensable de saisir toutes les personnes de l'acte. Par exemple, dans une tutelle ou un inventaire après décès, le nom du notaire, le greffier ou la liste des enfants mineurs n'apporte pas grand chose. En revanche, il faut mettre les parents dans le cas d'une tutelle. Éventuellement des enfants majeurs avec des conjoints peuvent être utiles pour la recherche généalogique.

• Le champ "nom" est uniquement pour des noms. Quand il y a un "Pierre Dupond sieur de Truc", le mieux est de saisir "Dupond de Truc" comme patronyme. Quand il y a un titre de noblesse (prince, duc, écuyer, etc.), le mettre dans le champ "profession".

• Pour saisir le nom d'une femme mariée ou veuve, il faut indexer la dame mariée / veuve sous son nom de jeune fille, et renseigner les champs du conjoint. Exemple : pour "BAILLEUL (Elisabeth DURAND, veuve de Clément)", il faut indiquer en individu principal Elisabeth DURAND, et en conjoint Clément BAILLEUL.

• Tapez les patronymes tels qu'ils ont été écrits. Le saisie du nom en majuscule est préconisée, sauf pour les particules. Ainsi, il faut écrire "de LASSUS" ou "de la VRILLIERE".

• Informations corrigées et barrées : Si des informations ont été rayées et remplacées, inscrivez les renseignements de remplacement. Si des informations ont été rayées mais pas remplacées et que les informations d'origine restent visibles, inscrivez celles qui ont été rayées. Un document qui a été marqué comme étant annulé est à indexer.

• Pour les archives notariales, nous vous invitons à indexer prioritairement les parties principales de l'acte (couple pour un contrat de mariage, testateur pour un testament ou défunt pour un inventaire après décès). Pour les autres types d'actes vous pouvez saisir plusieurs individus. Ainsi, par exemple, pour un acte de vente, vous devez saisir le vendeur et l'acheteur successivement.

• Il est inutile d'indexer plusieurs fois un couple qui apparaîtrait sur plusieurs pages d'affilée. On peut par exemple avoir le scellé puis l'inventaire, la tutelle et la vente pour un même couple, sur 30 pages.

• Lorsque le nom des parents de l'individu est mentionné dans un acte, créez un nouveau marqueur avec le couple des parents. Si c'est un contrat mariage vous pouvez mettre 3 marqueurs avec en note "mariage: les époux", puis "parents de l'époux", "parents de l'épouse". Cela permettra de recoller les parents lors de l'indexation dans le moteur de recherche de Geneanet.

• Il faut savoir qu'il est possible de télécharger ensuite tous les marqueurs via son tableau de bord.

• Pour aller directement sur une page du registre, il suffit de saisir son numéro dans le champ en haut à droite de la page, puis d'appuyer sur "Entrée".

• Il est important de noter sur GeneaWiki les registres en cours de dépouillement, (avec votre nom et la date de début), et ceux dont le dépouillement est terminé, ainsi que le nom de la personne qui a réalisé le dépouillement (par exemple en renseignant à côté de la cote du registre "dép. en cours par ...", "index réalisé par ..." - il suffit d'indiquer l'identifiant GeneaNet avec un lien vers sa page contact).

• Nathalie Rivière a rédigé, dans le cadre du projet Paris, un guide en PDF sur le dépouillement.