Saisir un dépouillement systématique

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Conseils pratique

Effectuer un dépouillement systématique consiste a relever l'ensemble des actes d'une commune. Vous pouvez utiliser un logiciel dédié (voir ci-dessous) ou simplement un tableur comme excel. C'est la solution la plus simple.,

Pictos recherche.png Voir aussi, le guide pratique de relevé d'un registre paroissial par dictée vocal (Patrice Durosay)


Programmes de saisie

Logiciels spécifiques, conçus pour effectuer des relevés

  • Nimegue, gratuit - de plus en plus utilisé
  • ExpoActes, gratuit - Permet de créer un site web dynamique sous PHP/MySQL pour publier les dépouillements réalisés sous Nimegue ou avec un tableur.
  • Transcript : version 2.1.1 build 28 - 14/10/2005 - 1,17 Mo - Win98/Me/NT/2000/XP.
Transcript facilite la transcription d'actes numérisés. L'écran est divisé en deux parties. La première affiche l'image numérisée et la seconde propose un éditeur de texte RTF qui permet de saisir la transcription. Attention, le programme n'est pas un logiciel d'OCR (il ne convertit pas le texte), vous devrez réaliser la transcription vous-même. De nombreuses fonctions aident à la reconnaissance d'actes anciens voire en mauvais état (zooms, réglage de la luminosité, rotations, négatif/positif, etc.)
Télécharger également le fichier permettant d'obtenir l'interface et l'aide en français. Il faudra placer le contenu de ce fichier dans le répertoire d'installation de Transcript, lancer le logiciel et sélectionner la langue dans le menu "Tools", "Options" puis "Language". Transcript est gratuit uniquement pour un usage privé et non commercial.
  • SaisieActe, gratuit - version 3.0.19.27 - Windows XP / Vista / 7 / 8.
  • GAOActes : GAOActes est un programme de saisie de tous les types d'actes des registres paroissiaux ou d’état civil, des registres d’abjuration et des registres du décret du 20 juillet 1808.
GAOActes est adapté aux fiches de dépouillement "TRA". Néanmoins la grande souplesse des programmes vous permet de saisir à partir de tout imprimé ou tout registre contenant le même type d’informations. Saisie d'actes, création de tables filiatives, analyses...
  • Logiciel de généalogie classique : un fichier par paroisse dépouillée. Création d'une fiche par acte (liée ou non à d'autres existantes) ou ajout dans une fiche existante.
Inconvénient : contient des champs inadaptés qui ralentira la saisie ce qui représente un temps non négligeable. L'autre inconvénient est que si l'on relie les fiches entre elles on risque de faire des interprétations fausses.

Logiciels généraux de traitement de fichiers

Permet de définir soi-même exactement et avec très peu de contraintes les informations que l'on veut relever, leur forme, ainsi que les éditions que l'on veut en tirer. Contrepartie : oblige à un certain travail de conception, et à maîtriser raisonnablement l'outil informatique.

  • Tableur type OpenOffice (gratuit), Excel, Works ou équivalent (mettre en première ligne le titre des colonnes). Même avec un logiciel simple comme Notepad et des tabulations comme séparateurs, vous pourrez en faire du Excel, du Access, l'importer dans les logiciels de généalogie.

Quelques consignes générales a respecter :

  • un acte = une ligne,
  • une colonne par information : type d'acte, date, nom, prénoms, profession, prénoms du père, décédé ou non, nom de la mère, prénoms de la mère, etc.,
  • Saisir le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec une majuscule initiale,
  • de manière générale, il vaut mieux ne pas utiliser d'abréviations.


  • Access ou équivalent. Avantages : gestion des dates avant 1901, paramétrage des colonnes pour obliger par exemple la saisie de la date de l'acte ou de définir une valeur par défaut (code Insee), ajout possible de champs commentaires, possibilité de gérer des gros fichiers. Défauts : compliqué, tortueux, difficile à mettre en œuvre.
  • Word : à déconseiller formellement pour saisir les actes: en effet un traitement de texte n'est pas structuré en enregistrements compatibles avec une base de données, et il est ensuite impossible de l'utiliser pour des traitements de type base de données (recherches, regroupements, tris, etc...)

Publication de votre dépouillement

Sur Geneanet

Vous pouvez publier gratuitement vos dépouillements sur GeneaNet

  • Le fichier doit être en format Access, CVS, Excel, ou Nimegue, chaque ligne correspondant à un acte

Si :

  • vos actes sont sur plusieurs lignes dans le fichier Excel, il y a moyen de le remettre sur une ligne:
  • copier une colonne sur une nouvelle colonne
  • supprimer une cellule en décalant vers le haut
  • trier tous le tableau de façon à différencier la ligne contenant les noms et les autres champs du reste, effacer le reste.

Autres solutions de publication

Si vous utilisez le logiciel Expoactes, vous pouvez oublier votre relevés sur un espace d'hébergement privé, l'outil étant dédié a cela.


Voir aussi