Contribuer:Au delà de l'Etat-Civil - Mode d'emploi

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Voici un petit mode d'emploi détaillé sur le projet Au delà de l'Etat-Civil.

Il existe aussi une page à l'usage des coordinateurs.


Cette page est une ébauche à compléter.

Identifier et choisir une série à numériser

L'idéal est de choisir une série qui vous intéresse et qui complète l'état-civil, ou à défaut une série ancienne qui intéresse des personnes prêtes à en réaliser le dépouillement.

Que faire en priorité ?

Voir tout d'abord de quelles juridictions dépend le lieu qui vous intéresse : justice seigneuriale, châtellenie, prévôté, bailliage, présidial, sénéchaussée, diocèse et évêché. Ensuite, consulter les inventaires de la série B pour y trouver des insinuations de donations entre vifs/contrats de mariage/testaments (Cour royale/bailliage/prévôté/sénéchaussée), des tutelles et curatelles, des émancipations, des décrets de mariage, des mainlevées, des scellés, des inventaires après décès et partages. Il faut numériser en priorité les "minutes" sur les "registres", et éviter les "plumitifs".

Une autre source est constituée par les notaires, avec en préalable et dans l'ordre le contrôle des actes et les tables de contrats de mariage et partages (série 2C), l'enregistrement (série 3Q) et les répertoires des notaires, avant de se consacrer aux minutes.

Les dossiers de dispenses de consanguinité au niveau du diocèse (série G), et les papiers d'érudits (séries F ou J en général), sont également des sources intéressantes.

Voici une liste des fonds principaux à numériser.

Numérisation des archives

Un appareil photo numérique est nécessaire. Si l'appareil est récent (> 6 Mpixel), on peut prendre des photos à "la volée". Attention à mettre la compression maximale pour les JPEG : cela peut diviser par 4 la taille des photos sans perte notable de qualité.

Un trépied permet d'obtenir des photos de meilleure qualité (ne pas oublier de retirer le stabilisateur optique s'il y en a un).

Il existe des trépieds à rotule inversable, ou bien des déports comme celui de Geneacapture.

La "Rolls" pour la numérisation est la solution complète Geneacapture, avec une pédale et transfert sur le portable.

La mise en ligne

Les registres sont hébergés sur le service Registres en ligne de GeneaNet (Projets/Mes contributions/Registres)

Au préalable, il faut mettre les images à l'endroit. Il y a des outils pour faire cela en "masse".

Si les photos sont déjà triées (même avec des trous) il n'y a pas besoin de les renommer. Il suffit de conserver les fichiers de l'appareil photo. Pour renommer des photos si besoin, il existe des logiciels gratuits comme Renomme (cf mode d'utilisation, attention à mettre "compteur sur" 3 ou 4 chiffres) ou The Rename. Attention à ne pas avoir une numérotation 1, 2, 3, ..., 10, 11 mais plutôt 0001, 0002, .. sinon à l'envoi la photo 10 va sortir avant la photo 2. Ne pas utiliser l'outil de renommage de Windows qui fait cela.

On peut réduire la taille des images en augmentant le taux de compression jpeg avec un outil comme Fileoptimizer ou jpegoptim.

S'il y a besoin de recadrer les photos car avec des bords trop importants, il existe des outils permettant de faire rapidement comme Digikam.

Pour l'envoi des registres.

Pour des petits quantités

Si vous avez moins de 5 "petits" registres (moins de 1000 photos par registre), vous pouvez les mettre directement en ligne vous-même depuis chez vous en passant par "Projets/Mes contributions/Registres" (La première fois, il faut simplement demander à Geneanet d'activer cette fonction pour vous. Lorsque c'est fait, vous pouvez en envoyer autant que vous voulez !).

Lorsque vous remplissez les champs, attention

  • à mettre un titre explicite, exemple "Minutes notariale de Maître Claude Bouttet (1785-1786)"
  • à mettre la cote du registre en source, exemple "AD79 - 3E43/1"

Pour le notariat, mettre par exemple :

Notaire: DUPONT Charles-André
Type: liasse ou repertoire
Source: AD79 - 3E4425
Dates : Mai 1864 - Juin 1864
Titre: Minutes de Charles-André Dupont notaire à Niort (mai-juin 1864)
Note: Documents conservés au Archives Départementales des Deux-Sèvres

Pour les grosses quantités

Pour les grandes quantités de photos et de registres à nous transmettre (registres de plus de 1000 photos et plus de 5 registres), c'est mieux de passer par le FTP.

Une fois que tout est bien classé, envoyez ensuite les dossiers sur le serveur FTP.

Un serveur FTP fonctionne comme un disque dur distant. Il suffit d'utiliser un outil comme Filezilla pour transférer ses images.

Attention avant d'envoyer vos images :

  • Il faut mettre toutes les images d'un même registre dans un dossier, généralement le nom de la cote (Ex : AD35-3E456), en éviter les accents et les espaces dans les noms de dossier et les noms de fichier.
  • Il faut bien envoyer les dossiers via FTP et non les images des dossiers (sinon tout se mélange !).
  • Il faut bien veiller à ce que toutes les photos soient tournées dans le bon sens avant l'envoi.
  • Evitez de renommer les photos afin de ne pas bousculer l'ordre des pages. Si vos images sont déjà renommées, veillez avant l'envoi à ce qu'il n'y ait pas de caractères spéciaux (accents, autres caractères...) et pas d'espace.

En cas de grosse quantité, n'hésitez pas à la lancer l'envoi avant d'aller vous coucher, le transfert se fera tout seul dans la nuit et même si cela s'arrête pour x ou x raison, vous pourrez reprendre où vous vous êtes arrêté, sans perte d'image. Une fois le transfert de toutes les photos terminé, un message s'affichera que tous les fichiers ont bien été transmis. Vous pourrez alors nous envoyer un mail pour nous informer que le transfert est terminé (car nous n'avons pas d'alerte) à Mel contact audelaec.png.

Il faut aussi remplir un fichier tableur (Excel, Openoffice) pour indiquer pour chaque dossier le titre, la cote (modèle à demander à Mel contact audelaec.png). Voici comment il se présente.

Au delà de l'Etat-Civil - Mode d'emploi-Tablau-mise-en-ligne.jpg

  • Dans la première colonne du fichier ci-dessus, il faut que le nom du dossier soit exactement le même que le nom de votre dossier de photos transmis par le FTP.
  • Pour le type d'acte, nous vous le communiquerons.
  • La colonne "notaire" ne doit être remplie QUE s'il s'agit d'un registre notarié, en mettant d'abord le Nom en majuscule suivi du prénom. Ex: DUMONT Michel
  • Le code INSEE de la commune se trouve sur les fiches wikipedia de la commune, à ne pas confondre avec le code postal.
  • Les champs "date de début" et "date de fin" doivent être obligatoirement remplis. S'il n'y a qu'une année, vous pouvez mettre 1851-1851.
  • La cote du document d'archive doit obligatoirement être précisée sous la forme "AD... - 3E5648" par exemple.

Indexation/Dépouillement

Il faut d'abord choisir un registre qui est déjà numérisé. Si ce registre est en accès restreint, il faut demander au propriétaire du registre de se faire enregistrer dans la liste des dépouilleurs. Ensuite, attention à être correctement identifié sur GeneaNet.

Se positionner sur la page du registre à indexer et utiliser le système des marqueurs (en cliquant sur le petit crayon en haut à droite de l'image).

Sachant que l'acte est disponible, il n'est pas indispensable d'avoir tous les détails : l'essentiel est de pouvoir retrouver l'acte. Le principe est de saisir la date de l'acte, le nom des personnes avec leur conjoint et leur métier. Cela permet de retrouver une famille avec un nom fréquent en croisant des critères (prénom/conjoint/métier). Lorsque le patronyme est difficilement lisible, penser à mettre un "?". Il n'est pas indispensable de saisir toutes les personnes de l'acte. Par exemple, dans une tutelle ou un inventaire après décès, le nom du notaire, le greffier ou la liste des enfants mineurs n'apporte pas grand chose. En revanche, il faut mettre les parents dans le cas d'une tutelle. Éventuellement des enfants majeurs avec des conjoints peuvent être utiles pour la recherche généalogique.

Quand il y a un "Pierre Dupond sieur de Truc", le mieux est de saisir "Dupond de Truc" comme patronyme.

Il faut savoir qu'il est possible de télécharger ensuite tous les marqueurs via son tableau de bord.

Pour aller directement sur une page du registre, il suffit de saisir son numéro dans le champ en haut à droite de la page, puis d'appuyer sur "Entrée".

Il est important de noter sur GeneaWiki les registres en cours de dépouillement, (avec votre nom et la date de début), et ceux dont le dépouillement est terminé, ainsi que le nom de la personne qui a réalisé le dépouillement (par exemple en renseignant à côté de la cote du registre "dép. en cours par ...", "index réalisé par ..." - il suffit d'indiquer l'identifiant GeneaNet avec un lien vers sa page contact).

Nathalie Rivière a rédigé, dans le cadre du projet Paris, un guide en PDF sur le dépouillement.

N’hésitez pas à faire un petit test paléographique sur cette page pour déterminer la période où vous êtes le plus à l'aise.

Concernant les problèmes de reconnaissance des caractères anciens, n'hésitez pas à consulter cette page qui indique les erreurs fréquemment commises.

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