Au-delà de l'état civil - Numérisation

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Mode d'emploi pour la numérisation dans le cadre du projet "Au-delà de l'état civil".
Participer à la numérisation de registres (de liasses, de dossiers) est une activité bénéfique pour la sauvegarde des archives et leur communication au plus grand nombre.


Numérisation amateur

Il est possible de photographier un registre à l’aide d’un bon smartphone comme à l’aide d’un appareil photo numérique grand public, à main levée (les appareils modernes sont équipés d’un stabilisateur optique).
  • Réglez correctement votre appareil (date et heure, taille d’image, mode macro, sans flash), et installez-vous avec la lumière devant vous en biais (pour ne pas faire d'ombre avec votre tête ou votre bras).
  • En premier lieu, photographiez la cote du document que vous allez numériser pour la certifier et permettre la vérification (soit la boîte, soit le petit papier de votre commande de registre, exemple). On peut même faire une photographie d’ensemble du registre, montrant sa consistance (exemple).
  • Chaque page doit être photographiée (séparément gauche et droite) entièrement (en incluant donc les rebords).
  • Il faut penser à photographier les pages de reliure au début, de sommaire, une page non annotée lorsque le registre n'est pas rempli jusqu'à la fin (cela certifie que ce n'est pas une numérisation partielle), et les pages de reliure à la fin.
  • Ne pas hésiter à doubler la photographie en cas de flou ou de doute.
Attention à la taille de l’image : il faut à la fois une qualité maximale et en même temps une bonne compression jpeg (Geneanet accepte les photographies inférieures à 14Mo, mais 8Mo peuvent suffire). On peut réduire la taille des images en augmentant le taux de compression jpeg avec un outil comme Fileoptimizer ou Jpegoptim. Il faut par contre éviter de réduire les images par redimensionnement car ça dégrade la qualité de visionnage.

Numérisation avancée

Diverses options permettent d’améliorer la numérisation.
  • Utilisation d’un scanner à plat : technique réservée au domicile pour de petits documents non reliés.
  • Utilisation d’un appareil photo professionnel : il augmente peu la qualité des photographies de documents, mais propose une plus grande taille d’image bien utile pour les grands documents et/ou les petites écritures.
  • Utilisation d’un support sur lequel est fixé l’appareil photo (trépied, possiblement à rotule inversable ou à déport), avec éclairage : augmente beaucoup la qualité des photos (stabilité de l’image) et le confort du photographe (permet de rester assis pour photographier).
  • Utilisation d’un logiciel informatique : permet une vérification immédiate de l’image (sur l’écran de l’ordinateur portable) et le choix pour la numérotation des photographies.
  • Utilisation d’un système de déclenchement (pédale) : permet une automatisation (les deux mains sont libres pour tourner les pages) alliant confort et rapidité.
Une solution complète : Geneacapture.

Préparation du dossier de photos

Un dossier de photographies bien organisé est nécessaire.
  • Copier la carte mémoire de l’appareil photo dans deux dossiers différents sur l’ordinateur (l’un original de sauvegarde, l’autre pour la préparation).
  • Il faut vérifier chaque photographie, la tourner dans le bon sens si nécessaire, et supprimer les doublons de moindre qualité (en prenant en compte que cela va fausser la numérotation).
  • S'il est nécessaire de recadrer les photos parce qu’elles débordent vraiment trop par rapport aux documents, il existe des outils permettant de le faire rapidement (Digikam par exemple).
  • Les photographies doivent toutes être nommées par votre appareil, ou par votre logiciel, selon le même format (même nombre de caractères), par exemple "DSC032101" ou "20170321_001" (uniquement des traits bas), dans l'ordre numérique grandissant. Pas d’accents, espaces ou caractères spéciaux.
- Sinon il faut renuméroter soi-même, de préférence avec des abréviations parlantes, par exemple :
«AD55_1R205_001.jpg» (pour “Achives départementales de la Meuse, cote 1R205, photos entre 001 et 999”).
- Le non respect de cette particularité informatique a pour conséquence un registre dans le désordre sur l’ordinateur comme sur Geneanet.
- Pour renommer automatiquement un gros dossier de photographies (peu recommandé), il existe des logiciels gratuits comme Renomme (mode d'utilisation) ou The Rename.
- Un trou dans la numérotation n’est pas gênant (suite à la suppression d’un doublon par exemple). Pour intercaller une photographie après la photo AD91_3M31_056.jpg (par exemple), il suffit de la renommer AD91_3M31_056a.jpg puis de nommer avec un b la photo insérée à sa suite.

Mise en ligne (simple) sur Geneanet

Ce site internet permet le libre hébergement de registres (et leur libre visibilité), ainsi qu’une indexation collaborative accessible à tous.
  • Demander l’autorisation de mettre en ligne, et attendre la validation (qui sera perpétuelle).
  • Il faut être connecté sur le site Geneanet :
- dans la rubrique "registres" pour les cotes archivistique complètes.
- dans la rubrique "actes en ligne" pour les petits dossiers nominatifs comme pour les actes notarés isolés (jusqu’à dix pages).
  • Remplir les informations correctement (ce sera rectifiable ensuite). Par exemple pour le notariat :
Notaire: DUPONT Charles-André
Type: liasse ou repertoire
Source: AD79 - 3E4425 (cote complète)
Dates : Mai 1864 - Juin 1864
Titre: Minutes de Charles-André Dupont notaire à Niort (mai-juin 1864)
Note: Documents conservés au Archives départementales des Deux-Sèvres
  • Après avoir transféré les images (que ce soit d'un coup ou en rajoutant plusieurs fois des images au registre), il faut vérifier la complétude du transfert.

Mise en ligne (avancée) sur Geneanet

Après initiation à la mise en ligne de quelques registres, il peut être utile à ceux qui mettent en ligne de nombreux (et gros) registres d’utiliser le protocole de transfert de fichier FTP. Cela s’utilise à l’aide d’un logiciel et fonctionne comme un disque dur à distance. On peut lancer le téléchargement pendant la nuit et contrôler le transfert le lendemain.
  • Demander le fichier Excel de transfert (qui servira à informer de votre envoi après complétude) :
Au delà de l'Etat-Civil - Mode d'emploi-Tablau-mise-en-ligne.jpg
- Dans la première colonne du fichier ci-dessus, il faut que le nom du dossier soit exactement le même que le nom de votre dossier de photos transmis par le FTP.
- Pour le type d'acte, voir le mode d’emploi du FTP.
- La colonne "notaire" ne doit être remplie que s'il s'agit d'un registre notarié, en mettant d'abord le nom en majuscules suivi du prénom (par exemple DUMONT Michel).
- Le code INSEE de la commune se trouve dans l’article de Wikipedia sur la commune (code commune, à ne pas confondre avec le code postal).
- Les champs "date de début" et "date de fin" doivent être obligatoirement remplis. S'il n'y a qu'une année, vous pouvez mettre 1851-1851.
- La cote du document doit obligatoirement être précisée sous la forme "AD... - 3E5648" par exemple.
  • Mettre toutes les images d'un même registre dans un seul dossier (par exemple AD35_3E456), en évitant les accents et les espaces dans les noms de dossier et les noms de fichier.
  • Envoyer les dossiers via FTP et non les images des dossiers (sinon tout se mélange).
  • En cas d’interruption (coupure internet par exemple), vous pourrez reprendre où vous vous êtes arrêté sans perte d'image.
  • Une fois seulement le transfert de tous les dossiers terminé, un message s'affichera dans votre logiciel pour dire que tous les fichiers ont bien été transmis. Vérifiez.
  • À la fin, envoyez le fichier Excel de transfert par courriel pour informer Geneanet que les documents sont disponibles dans le serveur FTP (ils n’ont pas d’alerte).

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