Au delà de l'Etat-Civil/Mode d'emploi pour l'indexation

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L'indexation, c'est-à-dire le fait de relever les principales informations d'un document, permet de retrouver plus facilement ses ancêtres dans les registres numérisés. Si vous voulez participer, merci de nous contacter à l'adresse Mel contact audelaec.png

N’hésitez pas à faire un petit test paléographique sur cette page pour déterminer la période où vous êtes le plus à l'aise.

Il existe deux techniques d'indexation : l'une directement sur Geneanet, et l'autre par l'intermédiaire d'un tableur Excel. Vous trouverez sur cette page un mode d'emploi pour chacune de ces méthodes.

L'indexation sur Geneanet

N.B. : ce tutoriel ne concerne pas les documents indexables dans l'outil d'indexation collaborative.

Pour indexer un document numérisé sur Geneanet, connectez-vous à votre compte et choisissez un registre qui n'a pas encore fait l'objet d'une indexation. Certains registres sont plus difficiles à lire que d'autres, vous pouvez donc tester votre niveau de paléographie au préalable sur cette page. Une autre page récapitule les erreurs de lecture fréquemment commises, vous pouvez la consulter ici.

Vous arrivez sur la page ci-dessous. En haut à droite se trouve un petit drapeau. En cliquant dessus, une fenêtre s'ouvre à droite de votre écran, avec les différents champs à remplir.

Tutoriel 4.JPG

Remplissez soigneusement les champs. Si une information ne se trouve pas dans le document, ne remplissez pas le champ correspondant.

Si vous hésitez sur l'orthographe d'un nom, n'hésitez pas à mettre un point d'interrogation derrière.

Indexez en priorité les couples, avec la date du document, si elle y figure, et le lieu.

Validez ensuite votre saisie : ça y est, vous avez réalisé votre première indexation !

Répétez l'opération s'il y a plusieurs personnes ou couples mentionnés, puis passez à la page suivante.

Il est inutile d'indexer plusieurs fois un couple qui apparaîtrait sur plusieurs pages d'affilée. On peut par exemple avoir le scellé puis l'inventaire, la tutelle et la vente pour un même couple, sur 30 pages.

Il faut savoir qu'il est possible de télécharger ensuite tous les marqueurs via son tableau de bord pour faire une relecture et correction par exemple.

Quelques conseils sur l'indexation

  • Quand il y a un "Pierre Dupond sieur de Truc", le mieux est de saisir "Dupond de Truc" comme patronyme.
  • Pour saisir le nom d'une femme mariée ou veuve, il faut indexer la dame mariée / veuve sous son nom de jeune fille, et renseigner les champs du conjoint. Exemple : pour "BAILLEUL (Elisabeth DURAND, veuve de Clément)", il faut indiquer en individu principal Elisabeth DURAND, et en conjoint Clément BAILLEUL.
  • Concernant les problèmes de reconnaissance des caractères anciens, n'hésitez pas à consulter cette page qui indique les erreurs fréquemment commises.
  • Tapez les patronymes tels qu'ils ont été écrits. Le saisie du nom en majuscule est préconisée, sauf pour les particules. Ainsi, il faut écrire "de LASSUS" ou "de la VRILLIERE".
  • Informations corrigées et barrées : Si des informations ont été rayées et remplacées, inscrivez les renseignements de remplacement. Si des informations ont été rayées mais pas remplacées et que les informations d'origine restent visibles, inscrivez celles qui ont été rayées. Un document qui a été marqué comme étant annulé est à indexer.
  • Pour les archives notariales, nous vous invitons à indexer prioritairement les parties principales de l'acte (couple pour un contrat de mariage, testateur pour un testament ou défunt pour un inventaire après décès). Pour les autres types d'actes vous pouvez saisir plusieurs individus. Ainsi, par exemple, pour un acte de vente, vous devez saisir le vendeur et l'acheteur successivement.
  • Il est inutile d'indexer plusieurs fois un couple qui apparaîtrait sur plusieurs pages d'affilée. On peut par exemple avoir le scellé puis l'inventaire, la tutelle et la vente pour un même couple, sur 30 pages.
  • Lorsque le nom des parents de l'individu est mentionné dans un acte, créez un nouveau marqueur avec le couple des parents. Si c'est un contrat mariage vous pouvez mettre 3 marqueurs avec en note "mariage: les époux", puis "parents de l'époux", "parents de l'épouse". Cela permettra de recoller les parents lors de l'indexation dans le moteur de Geneanet.

L'indexation à l'aide d'un tableur Excel

Certains documents contiennent un très grand nombre d'informations sur une même page, comme les recensements par exemple. Afin de faciliter la saisie et pouvoir indexer toutes ces informations, il est nécessaire de réaliser un tableur. Dans ce cas, un modèle de tableur vous sera fourni. Une fois l'indexation terminée, il suffira de nous envoyer par e-mail votre fichier, à l'adresse Mel contact audelaec.png en précisant votre pseudo Geneanet et le registre correspondant.