Archives départementales

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Parmi les nombreuses sources généalogiques, les archives départementales (AD) sont sans doute les plus connues des généalogistes amateurs. A noter qu'elles sont parfois dénommées archives territoriales, concernant certains territoires d'outre-mer, mais leur rôle ne diffère pas.


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Présentation

Les archives départementales sont à la fois des fonds d'archives, décrits ci-après, et des services départementaux, gérés et financés par les conseils départementaux.
Un service d'Archives départementales (AD) exerce les missions habituelles d'un service d'archives (voir l' article L212 du Code du patrimoine) :
  • Collecter les archives des administrations publiques du département, et les archives privées d'intérêt historique.
  • Contrôler les conditions de conservation des archives dans les communes du département.
  • Classer les archives, et les conserver dans les meilleures conditions.
  • Communiquer les archives (en salle ou sur internet) aux ayants-droits, au chercheurs, au public, tout ceci en respect des délais de communication.
  • Mettre en valeur les archives, à travers la communication médiatique, les conférences, les ateliers de lecture ou de recherche, ou encore les expositions.
Le personnel accueille et oriente le public, mais il n'effectue de recherches à sa place.

Fonds

Les archives départementales sont dotées depuis 1841 d'un cadre de classement, uniforme pour tous les départements, qui définit les séries et sous-séries en fonction du principe de provenance. Analyse des versements, cotation, et indexation, constituent les instruments de recherche pour accèder aux documents.
L'arrêté du 1er juillet 1921, portant règlement général, définit officiellement la composition des fonds :
  • Des titres des institutions et des établissements de l'Ancien Régime supprimés en 1790 et années suivantes, et des papiers des particuliers séquestrés pendant la Révolution.
  • Des papiers des administrations et institutions publiques qui se sont succédé dans les départements depuis 1790 jusqu'à l'An8 (départements, districts, municipalités de canton, tribunaux ou commissions révolutionnaires, comités de surveillance, sociétés populaires, ...).
  • Des papiers des administrations et établissements dont les lois, décrets ou règlements ont prescrit ou autorisé le versement dans les Archives départementales.
Le cadre de classement est expliqué de manière approfondie dans une circulaire de 1998, et il est détaillé dans cet article (ébauche).
Le tableau de bas d'article permet de décrire chaque service départemental et ses fonds.

Délais et modalités de communication

La communication des documents d'archives est encadrée par de nombreuses lois qui visent à protéger les archives, l'État (ses secrets), et les personnes (inventions, vie privées, atteinte à l'honneur).
Chaque service départemental possède son propre règlement intérieur (horaires d'ouverture, limites journalières, matériel mis à disposition, modalités de reproduction, ...).
La loi prévoit des délais de communication légaux relatifs à la consultation des archives.
La majorité des services autorise la numérisation (ou photographie), en respect du règlement intérieur, et chaque service émet des règles quand à la possible réutilisation des images ainsi produites. Voir l'inventaire des règlements.

Prêt des microfilms

Les services départementaux pratiquent souvent le prêt inter-services de microfilms. Voici les démarches habituelles pour consulter, dans votre service départemental d'archives, un microfilm venant d'un autre service départemental.
  • Consulter l'inventaire des microfilms, pour repérer la cote précise de ceux qui vous intéressent (en série Mi). Demande de 2 microfilms maximum par envoi.
  • Se renseigner sur les modalités de prêt par le service prêteur.
  • Être inscrit comme lecteur auprès de votre service départemental.
  • Remplir un formulaire de demande de prêt, fourni par votre service départemental, à envoyer au service prêteur.
  • Fournir 2 enveloppes préaffranchies de modèle poste-livre petit format (4,38 euros dans les bureaux de poste), à envoyer au service prêteur.
  • Remplir en 2 exemplaires le formulaire de demande de microfilms, à envoyer à votre service départemental.
  • Fournir 2 enveloppes préaffranchies de poste-livre petit format (4,38 euros dans les bureaux de poste) à votre service départemental.
  • Désormais, le pré-paiement par chèque permet souvent de remplacer la fourniture de poste-livres.
  • Le délai de prêt est généralement d'un mois.

La politique de numérisation en France

Depuis les années 2000, les départements (et certaines communes) ont entamé la numérisation de leurs archives, notamment les registres paroissiaux et d'état civil, et les tables décennales (TD). Toutes ne sont pas encore diffusées sur Internet, et certaines ne concernent que le cadastre ou d'autres documents. Il n'existe aucune règle en la matière puisque les seules décisions de diffusion (et d'éventuel paiement de l'accès) dépendent du conseil départemental.
Toutefois, l'État français a en général, la volonté de faciliter l'accès au public des documents administratifs et particulièrement de promouvoir l'utilisation d'Internet dans ce but.
Cette volonté, réaffirmée depuis dans le Code du patrimoine, a été définie dans la loi portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public du 17 juillet 1978 modifiée par l'ordonnance n°2005-650 du 6 juin 2005.
La loi (article 1er) définit les documents administratifs comme les documents élaborés ou détenus par l'État, les collectivités territoriales (…), dans le cadre de leur mission de service public.
L'article 2 indique que les autorités publiques sont tenues de communiquer les documents administratifs qu'elles détiennent aux personnes qui en font la demande, y compris les documents déposés aux archives publiques.
Les informations figurant dans des documents administratifs peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d'autres fins que celles de la mission de service public (article 10) et ne peuvent pas faire l'objet d'un droit d'exclusivité accordé à un tiers (article 14).
La mission confiée au ministre de la Culture actuel par le président de la République comprend la mise à disposition gratuite, sur internet, du patrimoine culturel public Dans le cadre de cette mission, le ministère de la Culture a lancé un appel à projets de numérisations en 2008 et 2009 pour promouvoir une consultation libre et ouverte du patrimoine culturel numérique par tous les internautes et favoriser les usages individuels en rendant accessibles des fonds patrimoniaux emblématiques, parmi lesquels :
  • les plans de cadastres anciens
  • les registres de délibérations des communes de plus de 100 ans
  • la presse régionale et locale
  • les tables décennales de l'état-civil et les registres paroissiaux, y compris les listes nominatives (dépouillement généalogique)
  • les registres matricules de recrutement militaire

Services d'Archives départementales

  • Le cadre de bas de page permet de consulter l'article relatif aux Archives départementales de chaque département ou territoire.

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  • Archives départementales : mode d'emploi, de Yann Guillerm et Marie-Odile Mergnac, Archives & Culture, 112 pages, commercialisé par l'éditeur


Archives départementales ou territoriales

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Les territoires anciennement sous administration française (ou sous protectorat) ne relèvent que des Archives nationales d'outre-mer.

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