Archives

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Les archives désignent des documents produits par une personne (physique ou morale), une entreprise ou un organisme privé ou public dans le cadre de son activité. Les documents d'archives peuvent être de toute nature : papiers ; documents informatiques ; produits audiovisuels.

Ce terme désigne dans l'usage courant des documents qui n'ayant plus d'utilité immédiate dans le cadre de l'activité ordinaire, sont conservés dans un premier temps pour des recours plus ou moins exceptionnels dans ce même cadre, pour après un temps variable prendre un intérêt de nature historique, soit à propos de l'instance productrice soit pour un sujet ou thème plus général.


Généralités

Le mot archive est plus rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. Les archives tirent en effet une partie de leur valeur de leur nature de série ou d'ensemble développé dans le temps et aussi de leur complémentarité : les pièces appartiennent à des dossiers et perdent leur valeur si elles se retrouvent isolées ou privées de leur contexte.

De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées de tables, index et autres instruments en permettant un usage efficace.

La discipline traitant de toutes ces questions est l'archivistique qui appartient aux sciences de l'information.


La théorie des trois âges

En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive.

  • Les archives courantes regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaire courantes.
  • Les archives intermédiaires ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées.
  • Les archives définitives - contrairement aux précédentes - ont vocation à être conservées sans limitation de durée, pour des raisons historiques ou patrimoniales.

Dans l'administration publique françaises, les archives définitives doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État. Les archives définitives des ministères et administrations centrales de l'État sont destinées aux Archives nationales.


Archives privées et archives publiques

Les archives publiques désignent les archives produites par l'État et ses administrations. Il s'agit donc de fonds d'archives gérés par le service public et conservés dans des dépôts spécifiques. En France, on trouve principalement les :

Les archives publiques incluent également divers fonds, conservés séparément des trois types ci-dessus, provenant : des établissements publics, de diverses associations nationales officielles, ... Ces archives sont habituellement conservées dans un service spécifique de l'établissement ou de l'organisme qui les a produites.

Les archives privées sont toutes les autres archives : archives d'entreprise, archives d'associations, ou archives familiales.
La distinction privée/publique présente quelques complications. D'abord, au sein des organismes, par exemple en France, une partie des archives d'un notaire sont comme officier ministériel considérées comme publiques (les actes authentiques essentiellement), alors que les dossiers de clients gardent un statut privé comme constituant de son étude.
Par ailleurs, si par leur ancienneté des archives n'ont plus d'intérêt pour un organisme privé, celui-ci peut en proposer la conservation et gestion à un service public, toutes les garanties étant prises pour que les possibilités de communication publique ne puissent nuire à l'entreprise ou à quiconque.

Archives et gestion de l'information

Le développement de la gestion informatique des données et échanges bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient.

Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.

Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas pousser les murs. Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.

Nuvola apps bookcase.png Bibliographie

  • Favier (Jean), Les archives, Paris, PUF, 1958.
  • Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris, SEVPEN, 1970.
  • Direction des Archives de France, La pratique archivistique française, Paris, 1993.
  • Coeuré (Sophie) et Duclert (Vincent), Les archives, Paris, La Découverte, 2001.

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