Archives hospitalières

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Que trouve-t-on dans les archives hospitalières ?

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Les archives hospitalières peuvent concerner soit les malades, soit le personnel hospitalier.

Elles sont généralement conservées au sein même de l'hôpital, aux archives municipales ou aux archives départementales. Quelques grandes villes (telles que Lyon) disposent d'un service d'archives spécifique.

Les archives hospitalières conservent également les registres de naissances et de décès survenus en leur établissement, ainsi que des registres d'enfants trouvés.

En règle générale sont indiqués : les noms et prénoms, la profession, le lieu de résidence, l'âge, la nature de la maladie, la cause du décès, les noms de parents.

Délais de consultation

L'accès aux archives hospitalières est beaucoup plus réglementée que dans les autres archives, ceci étant dû au secret médical.

La loi du 15 juillet 2008 (1), relative aux archives, indique les nouvelles modalités d'accès aux dossiers médicaux.

Les délais de communicabilité des archives hospitalières sont ceux des archives publiques, définis en conformité avec les nouvelles dispositions de la loi d’archives du 15 juillet 2008 insérées au chapitre 3 du Code du patrimoine (Régime de communication des archives publiques, articles L213-1 à L213-3) :
– Article L213-1. Les archives hospitalières sont, sous réserve des dispositions de l'article L. 213-2, communicables de plein droit.
– Article L213-2. Par dérogation aux dispositions de l'article L213-1, les archives publiques sont communicables de plein droit à l'expiration d'un délai de :

  • 25 ans à compter de la date du décès de l'intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date du décès n'est pas connue, le délai est de cent vingt ans à compter de la date de naissance de la personne en cause.
  • 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte à la protection de la vie privée. Le même délai s'applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d'une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.

– Article L213-3. L'autorisation de consultation de documents d'archives publiques avant l'expiration des délais fixés au I de l'article L. 213-2 peut être accordée aux personnes qui présentent une demande dûment motivée (procédure de la dérogation), dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger.

Règles de conservation

Etablissement hospitalier

Archives hospitalières

Statut juridique actuel

Conservation

Classement

Cotation

Etablissements publics d'hospitalisation communaux

à l'hôpital, sous contrôle

aux Archives communales, par versement

aux Archives départementales

- jusqu'en 1970 :
cadre du règlement de 1968

- après 1970 :
rangement continu

 

Cotation du règlement 1968

Numérotation continue

1970-1940 ou 1982 : série S

à partir de 1940 ou de 1983 :
série W

Autres établissement publics d'hospitalisation (intercommunaux, départementaux, interdépartementaux, régionaux, d'Etat)

à l'hôpital sous contrôle

aux Archives départementales par versement

- jusqu'en 1970 :
cadre du règlement de 1968

- après 1970 :
rangement continu

Cotation du règlement 1968

Numérotation continue

avant 1790 : série H

1790-1800 : série L

1800-1940 : sous-série 1 X

1940-1970 : série W

Les différentes séries

Séries anciennes (avant 1790)

A - Actes de fondation de l'établissement : privilèges ; cartulaires.
B - Titres de propriété.
C - Matières ecclésiastiques.
D - Inventaires.
E - Administration.
F - Registres d'entrée et de sortie des malades. Personnel.
G - Papiers des institutions charitables (enfants trouvés et orphelins sous tutelle, bureaux des pauvres, mendicité, écoles, asiles).
H - Divers.

Séries modernes (après 1790)

J - Règlementation générale et locale.
K - Personnel, commissions administratives.
L - Administration générale.
M - Financement.
N - Capital, immobilisation.
O - Travaux et matériel.
P - Comptabilité de l'économat.
Q - Population (malades hospitalisés).
R - Archives médicales.
S - Aumônerie.
T - Bibliothèque administrative et médicale. Bibliothèque des malades.
U - Service des archives.
Z - Divers.

La série W

Les documents d’archives postérieurs au 31 décembre 1970 sont classés en continu dans la série W. L’utilisation de cette série nécessite la rédaction d’un bordereau de versement qui numérote chaque article et en décrit son contenu. Chaque bordereau comporte de plus un numéro de versement suivi de la lettre W, symbole des archives contemporaines et du classement continu. La cote se compose du numéro de versement suivi de la lettre W auxquels se rajoute le numéro de l’article. Ainsi, la cote 22W4 correspond au 4e article du 22e versement. Les numéros de versement sont attribués par ordre d’arrivée des versements.

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